Management et ressources humaines

Management et Ressources humaines

II. Communication, information, animation

2.1 Différents types d’informations et leur mode de transmission

L’information écrite dans le cadre managérial peut prendre une grande diversité de formes : note d’information, boîte à idées, journal d’entreprise, bulletin spécialisé, lettre d’information, affichage, comptes rendus…
Le système d’information doitrépondre aux types de besoins et à différents enjeux. Dans le cadre d’une unité opérationnelle, il existe trois types d’informations :
? L’information opératoire
? L’information intégratrice
? L’information motivationnelle
Ces outils de management permettent une communication efficace et motivante pour les acteurs de l’entreprise.

2.1.1 L’information opératoire

C’est une informationopératoire dans le sens où elle permet d’identifier l’action dans le cadre de la réalisation des activités et des tâches confiées à l’unité. Elle est factuelle, c’est-à-dire indiscutable. Elle doit être reçue et intégrée par les opérateurs. Sa durée de vie est courte. En effet, au-delà d’être reçue et intégrée par les opérateurs. Sa durée de vie est courte. En effet, au-delà d’une semaine,l’information est dépassée donc perd de sa valeur informative et de sa pertinence. Elle peut être diffusée de manière écrite ou orale. Elle est nécessaire à l’efficacité quotidienne car permet le réajustement permanent de l’activité en fonction d’elle. Enfin, elle est nécessaire à l’homogénéité de l’équipe car elle évite les quiproquos issus de niveaux d’informations différents, ainsi que les micro-conflitset le sentiment de ne pas être informé alors que d’autre le serait.
Le briefing constitue l’outil de transmission de l’information opératoire. Il est déconseillé d’utiliser l’outil « réunion » pour la transmission de l’information opératoire car elle serait saturante en raison de l’abondance des informations qui seraient alors mal intégrées. De plus, la réunion serait tardive donc certainesinformations perdraient de leur fraîcheur. La réunion n’est pas homogène car les personnes les plus concernées ont déjà reçu l’information alors que d’autres la découvrent. Et enfin, la réunion est inadaptée car elle conduit à un monologue, à une énumération d’informations descendantes.
Le briefing est le seul outil efficace pour faire passer l’information opératoire. Il répond à une pluralité debesoins. Sa périodicité minimale est de deux fois par semaine, parfois, il peut être journalier. Les briefings sont planifiés toujours à la même période de la semaine et dure en moyenne une vingtaine de minutes. Les participants sont les membres de l’unité ou par fonction homogène. Deux règles sont à respecter : – pas plus de cinq participants, animateur compris- si un participant est abscent, il doit se faire remplacer par un de ses collaborateurs.
Le mode d’animation du briefing se fait par une animation directive par tour de table, chaque participant donne les informations opératoires qu’il détient. Le plan d’intervention est toujours le même : activité majeure, résultats obtenus, difficultés ouproblèmes rencontrés, informations sur le fonctionnement de l’entreprise, informations sur le contexte externe de l’entreprise. Les participants ne peuvent poser des questions que sur une demande d’information ou d’explication complémentaire. En cas d’amorce de débat contradictoire, l’animateur doit stopper la discussion.
Le briefing nécessite une préparation préalable qui s’apparente à un listing despoints à aborder et au rassemblement de documents. Lors du briefing, chaque participant complète sa liste avec les informations échangées ou alors un des participants tient le rôle de rapporteur et photocopie son compte rendu.
Le briefing comporte un certain nombre d’avantages :
? auto-stimulation de chacun des participants car lieu d’expression.
? possibilité d’intervention et de prise de…