Maîtrise des documents
Référence : PM01_PRO_MAD Version : C Date application : 15/04/2008 Page : 1 sur 5
Procédure de maîtrise des documents
1. Objet
Cette procédure définit les dispositions à prendre pour l’élaboration, l’approbation, la diffusion, la révision et l’annulation des documents. Elle s’applique pour tout document du Système de Management de la Qualité et donc à toute personne étant amenée à créer,approuver et réviser des documents.
2. Définitions
Document : Support d’information et l’information qu’il contient. (norme ISO 9000) Information : Données signifiantes (norme ISO 9000) Enregistrement : Document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la réalisation d’une activité. (norme ISO 9000) Procédure : Manière spécifiée d’effectuer une activité ou un processus.(norme ISO 9000) Processus : Ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie. (norme ISO 9000) Représentant de la direction : La direction doit nommer un membre de l’encadrement qui, nonobstant d’autres responsabilités, doit avoir la responsabilité et l’autorité en particulier pour ? Assurer que les processus nécessaires au système de managementde la qualité sont établis, mis en œuvre et entretenus ; ? Rendre compte du fonctionnement du système de management de la qualité et de tout besoin d’amélioration ; ? Assurer que la sensibilisation aux exigences du client dans tout l’organisme est encouragée. (norme ISO 9001) Le représentant de la direction est souvent appelé responsable qualité.
Rédaction Joël AUBERT, Jean HEUTTE, NadègeSINSEAU
Approbation Thérèse CHRAYE Adjointe au Sous-directeur Visa
Référence : PM01_PRO_MAD Version : C Date application : 15/04/2008 Page : 2 sur 5
Procédure de maîtrise des documents
3. Logigramme
Qui ? Quoi ?
Besoin d’un document
OUI
Document de type enregistrement ?
NON
Représentant de la Direction
besoin validé ?
OUI
NON
Rédacteur (s)
Rédiger le documentApprobateur
Approuver le document
NON
Approbateur
Document approuvé ?
OUI
Représentant de la Direction ou pilote de processus Représentant de la Direction ou pilote de processus
Diffuser le document
OUI
Document adapté ?
NON
Représentant de la Direction ou pilote de processus Représentant de la Direction ou pilote de processus
Document à supprimer ?
OUI
NONRetirer le document de la diffusion
Document retiré
Besoin abandonné
Référence : PM01_PRO_MAD Version : C Date application : 15/04/2008 Page : 3 sur 5
Procédure de maîtrise des documents
4. Descriptif
Validation du besoin En cas de besoin, toute personne de la SDTICE peut demander la création d’un document. Dans le but de garantir, l’intégrité du système documentaire, ce besoindoit être validé par le représentant de la direction, dans le cas d’un document autre qu’un enregistrement lié à un processus existant. En effet, les enregistrements sont de la responsabilité des pilotes de processus qui connaissent parfaitement les besoins d’enregistrements. Pour les autres types de documents, seul le représentant de la direction, recensant toutes les demandes, peut prendre ladécision. Si la demande de création est refusée, le représentant de la direction informera le demandeur du document. Rédaction d’un document Si le besoin est validé, un rédacteur ou groupe de rédacteurs est nommé par le représentant de la direction, ainsi qu’un approbateur. S’il s’agit de document de type
? ?
dossier de processus procédure
le rédacteur doit utiliser le modèle de documentapproprié. Pour tous les autres documents, le rédacteur peut créer son modèle et le soumettre alors au représentant de la direction. Un nouveau document propre au SMQ devra comprendre :
?
un entête, dans tous les cas.
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Titre du document
un cartouche, s’il s’agit d’un processus ou d’une procédure. Rédaction Prénom et Nom de tous les…