Gestion de courrier

La période de stage a pour objectif de nous faire découvrir le monde du travail, d’avoir d’autres connaissances que celles acquises à l’institut, comme elle permet d’adapter le théorique aux réalités pratiques, de voir de près et de toucher aux différentes sortes de méthodes et matériel utilisé.
Le présent rapport constitue la synthèse de mon Stage de Fin de Formation effectué au sein del’Agence Nationale des Ports de Casablanca «ANP», ayant pour objectif la mise en pratique de mes connaissances acquises durant mon cursus d’études à l’ISTA. Ma mission principale a consistée à étudier et analyser les différentes tâches effectuées par la Secrétaire de Direction au sein du département Infrastructures, ces tâches se présentent comme suit:
Le Traitement, L’enregistrement et Classementdes courriers « Arrivées –Départs »
La Rédaction des bordereaux d’envois, des lettres et des tableaux
L’Accueil des clients et visiteurs
La Réception et transmission des appels téléphoniques
L’Envoi et réception des Fax
Photocopie et Impression
La pratique journalière de ces fonctions m’a permis d’identifier un besoin en terme de l’enregistrement et du classement des courriers «arrivées-départs », ces fonctions sont confrontées non seulement à la difficulté de la manipulation mais également à l’exploitation de l’information d’une manière générale.
C’est ainsi que j’ai suggéré la mise en place d’une base de données pour l’enregistrement et le classement des courriers, afin de faciliter l’archivage de ces derniers et assurer une meilleure gestion et consultation.1- Fiche Signalétique de l’Organisme d’accueil:

Siège social : Agence Nationale Des Ports De Casablanca

Adresse : BD des Almohades – Casablanca

Téléphone : (212)522-31-99-99

Fax : (212)522-31-57-21

Adresse e-mail : www.anp.org.ma

Forme Juridique: Public

Activité : Autorité Portuaire

Date de création : 2 Décembre 2006

Capital : 300 000 Dirhams

Effectifs : 812 personnes

Chiffre d’affaire : 1.3 milliard de Dirhams

2- Historique
Il est créé un établissement public doté de la personnalité morale et de l’autonomie financière, dénommé « Agencenationale des ports » désignée dans la présente loi par « agence ».
Le siège de l’agence est fixé par voie réglementaire.
L’agence est soumise à la tutelle de l’État, laquelle a pour objet de faire respecter, par les organes compétents de l’agence, les dispositions de la présente loi en particulier celles relatives aux missions qui lui sont dévolues et de manière générale, de veilleren ce qui la concerne, à l’application de la législation et de la réglementation concernant les établissements publics.
L’agence exerce ses attributions sur n° 2-02-644 du 2 rejet 1423 (10 septembre 2002), ratifié Elle dispose de son activité, de structures administratives par port ou groupe de ports.

3- Organigramme Général De La D.R.P.CDépartement Régulation
Mr. Kaltoumi

Département Support

4 -Missions De L’Agence Nationale Des Ports :

L’agence a pour mission :

? D’assurer le développement, la maintenance et la modernisation des ports pour traiter, dans les meilleures conditions de coût, de délai et desécurité, les navires et les marchandises transitant par les ports.

? De veiller à l’optimisation de l’utilisation de l’outil portuaire par l’amélioration de la compétitivité des ports, la simplification des procédures et des modes d’organisation et de fonctionnement.

? De veiller au respect du libre jeu de la concurrence dans l’exploitation des activités portuaires ;

? D’arrêter la…