Rapport

INTRODUCTION

Actuellement en Deuxième année de Baccalauréat Professionnel Secrétariat, au Lycée Arthur RIMBAUD, j’ai réalisé diverses périodes de formation en entreprise d’une durée totale de 12 semaines.
J’ai réalisé :

– un stage pour une période de 4 semaines du 7 janvier 2008 au 1er février 2008 en tant que secrétaire au CGCV (Comité de Gestion des Centres de Vacances), (Arche de laDéfense (Plot I) 92055 LA DEFENSE Cedex 04).

– un stage pour une période de 6 semaines du 19 mai au 27 juin 2008 en tant que secrétaire médicale à l’hôpital NECKER ENFANTS MALADES (149, rue de Sèvres 75743 PARIS CEDEX 15)

– un stage pour une période pour une période de 6 semaines du 10 novembre au 19 décembre 2008 en tant que secrétaire au SIVURESC (Syndicat Intercommunal à la VocationUnique de Restauration Collectivité) (6, rue Gustave Roussy 93150 LE BLANC- MESNIL).

J’ai été encadré tout au long de mon stage par, l’équipe administrative qui est composée de : Madame DRICI Hanane, secrétaire, Madame CABOCHE Dominique comptable et Madame EAUCLERE Sandrine responsable administrative.
J’ai réalisé diverses tâches et j’ai choisi de développer le thème suivant « LE SUIVI DUDOSSIER PERSONNEL ».

Dans un premier temps, je vous présenterai l’entreprise qui m’a accueilli. Ensuite, je vous exposerai les tâches que j’ai réalisées pour détailler mon thème à savoir « LE SUIVI DU DOSSIER PERSONNEL ». Je poursuivrai par une analyse et enfin je conclurai sur l’apport du stage.

PRESENTATION DE L’ENTREPRISE

Raison sociale :
SIVURESC
(Syndicat Intercommunal VocationUnique de Restauration Collectivité)

Adresse :
6, rue Gustave Roussy
93150 LE BLANC MESNIL

Téléphone/Fax :
01 48 14 31 10
01 48 14 30 70

Nombres de salariés :
41
Horaires de bureau :
Lundi au vendredi
8 h 30 à 16 h 15 sans interruption

Il était rattaché à la ville de Blanc-Mesnil. Le Sivuresc à été crée en 2005. Mais l’entreprise en elle- même à été créeen 1991.

PRESENTATION DES ACTIVITES REALISEES

Lors de ma période de formation en milieu professionnel, j’ai effectué diverses tâches telles que :

– le classement
– l’envoi de fax
– la saisie de lettres
– la gestion du courrier
– l’archivage
– la réception téléphonique
– les appels téléphoniques
– les photocopies
– la réalisation du suivi du dossierpersonnel
– la création de tableau
– la mise en page du règlement intérieur du SIVURESC
– la saisie des heures négatives et positives
– la recherche des agents pour la demande d’un compte épargne temps
– la création d’étiquettes pour les cadeaux des enfants des agents
– la réalisation d’un publipostage
– la création d’étiquettes pour les agents.

Parmi toutes cestâches, j’ai choisi de vous présenter l’activité suivante : le suivi du dossier personnel.

J’ai choisi ce thème car il me parait très intéressant du fait que j’ai pu appliquer toutes mes connaissances et compétences acquises lors de ma scolarité.
Ce thème a été enrichissant sur le plan professionnel puisque j’ai pu réaliser en autonomie une tâche du début à la fin.

Le suivi du dossier personnelPour réaliser cette tâche, j’ai du procéder en plusieurs étapes.

1ère étape : le contrôle et le suivi des heures du personnel
a) le contrôle journalier du temps de présence (annexe 1)

Pour effectuer cette activité, je dois effectuer différentes étapes.
J’ai vérifié tous les matins l’heure d’arrivée et de départ de chaque agent. Je me suis organisée de la façon suivante pour repérer lesagents qui n’ont pas pointés :
– j’ai colorié en jaune l’endroit où le pointage manquait de toute la journée
– j’ai entouré la case où les agents n’avaient pas pointé l’heure d’arrivée où l’heure de départ.
– j’ai annoté sur le tableau les heures effectuées en plus ou en moins
– j’ai appelé les agents qui n’avaient pas pointé afin qu’ils puissent régulariser.

b) Enregistrement du suivi…