Préparation d’une réunion

Lors de réunion, un support visuel est utilisé ce qui permet aux participants de suivre au mieux le déroulement de la réunion et ainsi de pouvoir y participer.
Support :
– Power point pourprésenter les grandes lignes de la réunion : toutes les informations ne doivent pas figurer sur ce power point. Le power point sert de support lors de la présentation. Il doit être clair et etre lisible detous. Pour cela , il faut éviter les bruits sonores, une police trop petite, des fonds de pages trop foncés. Des graphiques et des illustrations doivent être utilisés pour illustré les mots clés, et lapréstation orale de l’animateur. Pour que les participants suivent au mieux le discours, il est préférable de faire apparaitre chaque idée l’une après l’autre, ainsi les participants ne seprécipiteront pas pour lire toute la diapositive, ils seront donc tous attentifs au moment de l’explication.
– Un tableau : pour noter les idées importantes, les mots clés, les questions sans réponse, réaliserdes schémas… Il permet de capter l’attention des participants et aide à la mémorisation. C’est un appui apportant au discours.
– Support papier : dossier qui permet aux participants de s’imprégnerdes grandes lignes qui seront traités pour qu’il puisse au mieux participer à la réunion et la rendre ainsi animé.

Le choix du lieu où se déroule la réunion est important ainsi que le choix desparticipants. Ils doivent être concernés, motivés, et participatifs pour que la réunion soit efficace et productive. Selon les sujets des réunions, les participants ne seront pas les mêmes (ex : réuniontraitant des performances de l’équipe : Les managers seront présent a cette réunion, puis ils feront le point ensuite avec leur équipe de vente ). Le nombre de participants dépend du type de réunion.Si c’est une réunion d’information, il peut y avoir beaucoup de participants (30, 40 … ). Si c’est une réunion de résolution de problème, le nombre de participant sera restreint : une dizaine par…