Sponsoring

EPFC/GRADUAT RP 2/THEORIE/4
SPONSORING

SPONSORING-PARTENARIATS

En bref, les différentes étapes pour obtenir le soutien d’une entreprise à un grand événement sont :
rédaction du dossier de présentation
ciblage des partenaires éventuels
envoi d’un courrier personnalisé
relance par e-mail ou téléphone
rencontre
réalisation d’une convention
suivi de l’échange
remerciements

1. Ledossier de présentation

Le dossier est le premier outil à concevoir par tout organisateur d’événement. Il doit être extrêmement soigné car sa crédibilité en dépend (orthographe, mise en page, visuels…).

Il contient généralement :
l’historique du projet
la présentation des organisateurs
la philosophie du projet (objectifs, public cible,…)
la présentation de la programmation (si elle est déjàconnue)
le budget (la valeur globale, ce que coûterait l’événement sans aucun soutien et la part mise par les organisateurs)
la présentation des partenaires confirmés (à double tranchant)
le plan média
un contact pour les discussions futures

Prendre le temps de rédiger correctement ce dossier permet de l’utiliser a posteriori en toute confiance. C’est un document de base sur lequel touteune équipe peut s’appuyer dans l’ensemble de ses démarches.
Attention : dans le cas d’un grand événement dont l’organisation évolue au fil des semaines, il faut impérativement dater le dossier (et le mettre à jour quand c’est nécessaire).

2. La recherche de partenaires

Les entreprises préfèrent aujourd’hui parler de « partenariat » ou de « parrainage » plutôt que de « sponsoring ». A lanotion d’argent s’ajoute en effet l’idée d’un échange donnant-donnant. Celle-ci développe une relation plus humaine quoique non moins stratégique et financière.

Il est possible de répertorier trois types de partenaires à l’impact fort différents :
financier : celui qui donne de l’argent pour soutenir l’événement
matériel : celui qui fournit du matériel au lieu de le faire payer
de service :celui qui autorise ou exempte sur base de sa responsabilité

De cette distinction découlera l’argumentation de la lettre d’accompagnement mais surtout les liquidités de l’événement. En effet, malgré l’utopie de certaines jeunes associations ou certains pouvoirs publics subsidiant, il n’est pas possible de construire un événement culturel de grande envergure en se basant uniquement sur des échangesentre partenaires.
Exemple : tous les sponsors du Brussels Summer Festival ont payé pour figurer
sur les visuels ; les accords portaient sur d’autres postes et prenaient davantage l’aspect de réduction que de gratuité totale.

Lorsqu’un organisateur a énoncé l’ensemble de ses besoins, il liste alors les partenaires potentiels par secteur : horeca, logistique, médias,…

Le choix d’unpartenaire privé dépend souvent de l’angle d’attaque choisi pour réussir à l’embarquer de facto dans le projet. Rien de tel pour l’amadouer que de reprendre les objectifs ou valeurs propres à une entreprise et de les tourner au profit de la cause défendue par l’événement.
Exemple : « Les changements climatiques sont notre principal défi en matière de développement durable. » Belgacom
« Airdreamtémoigne de l’ambition de la Marque de participer activement à la préservation d’un air et environnement pur. » Citroën
« Transforming tomorrow: Our Philosophy, Our Values” Arcelor-Mittal

En ce qui concerne les institutions publiques, outre les facilités offertes (autorisations, prêt de matériel communal…), les « subsides » s’octroient sur base de dossier remis longtemps à l’avance. L’événement seraalors organisé « avec le soutien de… » ou « en collaboration avec… ». Le paiement se fait souvent après l’événement, sur base de justificatifs, mais une avance peut être envisagée. Le choix du pouvoir public dépendra de la localisation de l’événement, des fonds disponibles ou d’une campagne lancée par ce dernier.
Exemple : les RYD ont déposé un dossier auprès de l’Union Européenne en…