Ged: gestion éléctronique de document

La GED

I. Introduction
La GED (Gestion électronique de documents ou, en anglais, Electronic Content Management, noté ECM ou Electronic Document Management, noté EDM) représente l’utilisationde moyen informatisés pour l’ensemble de la gestion d’un document électronique. Ces derniers ont pour fonction de capturer ou dématérialiser des documents.
Elle permet d’organiser et de gérer desinformations et des documents électroniques au sein d’une organisation sur la durée de leur cycle de vie, de l’élaboration jusqu’à la destruction du document.
II. Etape de la GED
La GED permet :1. D’acquérir des documents :
Les documents peuvent être des documents électroniques par nature (ex : fichiers texte, graphique, photo, vidéo, son, courriers électroniques…) ou bien desdocuments papiers transformés par numérisation (scanner) en document électroniques (ex : extrait d’un livre, lettre manuscrite, facture…).

2. D’indexer et de classer les documents :
Elle consistesoit à créer une fiche descriptive d’un document soit à analyser son contenu textuel pour indexer chaque mot.
Dans le premier cas, les informations de la fiche sont des repères qui permettent dediffuser de façon sélective les informations aux destinataires concernés. Dans le second cas, l’utilisateur de la GED peut consulter la base de donnée en saisissant des mots clés, c’est la méthode employéepour la recherche d’informations sur Internet ou dans un centre de documentation (ex : CDI).

3. D’archiver et stocker des documents : Les documents indexés et classés sont stockés dans desserveurs de stockage qui doivent être protégés des virus, des erreurs de manipulation, etc.

4. De rechercher des documents : Pour pouvoir utiliser le système GED, les salariés de l’entreprise doiventpouvoir chercher et trouver facilement et rapidement les différents documents électroniques en utilisant des moteurs de recherche.

III. La Sécurité
Les informations doivent être classées…