Planification séminaire

PLANIFIER L’ORGANISATION D’UN SEMINAIRE

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|[pic] Détermination du budget | |
|[pic] Localisation de l’emplacement| |
|[pic] Location d’une salle | |
|[pic] Recherche et réservation de prestataires (animation, …) | |
|[pic] Préparation de la documentation | |
|[pic] Gestion et réservation de l’hôtel,des billets d’avion, location de voiture … | |
|[pic] Envoi des invitations | |
|[pic] Expédition des communiqués de presse | |
|[pic] Etablir clairement les objectifs du séminaires | ||[pic] Informer le personnel des évolutions de l’entreprise | |
|[pic] Motiver les équipes | |
|[pic] Récompenser le personnel pour leur travail | |
|[pic] Présenter des nouveaux produits/prototypes| |

Organiser un colloque ou un séminaire
Les informations qui suivent sont issues de mon expérience de plus de 12 années dans le domaine de la communication d’entreprise, expérience acquise en agence. Si notre champ d’activité était multiple (audiovisuel d’entreprise, édition, multimédia), mon domaine de prédilection était l’organisation de colloques etde séminaires.
Ces informations suivent la chronologie suivante :
– le cahier des charges
– le choix du lieu
– la salle : les différents type d’aménagement, les équipements…
– les prestataires nécessaires au bon déroulement de la manifestation
– les supports de communication : le carton d’invitation et le coupon réponse, la mallette du participant, le dossier du participant…
– lamanifestation
– le debriefing
Le cahier des charges
Le cahier des charges, aussi appelé brief, détermine les grandes lignes de la manifestation. Pour les agences de communication, il est communiqué par le client. Chez l’annonceur, il peut émaner de la direction générale, du marketing ou de la communication. Quoi qu’il en soit, ce document constitue la base de travail incontournable de toutemanifestation. Le cahier des charges fixe les éléments suivants :
• l’objectif de la manifestation : ce dernier peut être multiple : informer, stimuler, faire réfléchir sur un thème (avec sessions de travail en sous-ateliers), récompenser (séminaire des ventes)…
• le public concerné par la manifestation et le nombre de personnes attendues : ce peut être les salariés de l’entreprise dans le casde séminaires de stimulation, ou bien des clients invités à découvrir un nouveau produit, ou bien des partenaires institutionnels que l’on souhaite informer, dans le cas par exemple, de Ministères.
• le lieu de la réunion : il peut être imposé ou limité géographiquement (Paris, région Lyonnaise, région Picarde…).
• les dates de la manifestation ou la période durant laquelle cet…