Gestion
CHAPITRE 1 : CADRE JURIDIQUE ET OBJECTIFS D’UN MANUEL DES PROCEDURES
SECTION 1 : DEFINITION ET CADRE JURIDIQUE DU MANUEL DES PROCEDURES
1.1. Définition d’un manuel des procédures
Le manuel de procédures est une documentation descriptive qui doit permettre une meilleure compréhension des systèmes d’informations et une amélioration de la gestion.
C’est un guide opératoire qui indique lecircuit de traitement des opérations tout en spécifiant :
? La tâche à faire (quoi) ;
? Le niveau de responsabilités (qui) ;
? Les différentes étapes de traitement (quand) ;
? Les lieux de réalisation (où) ;
? Le mode d’exécution (comment).
1.2. Cadre juridique du manuel des procédures
1. Disposition juridique du SYSCOHADA
L’établissement d’unmanuel de procédures est présenté comme une nécessité de gestion pour les entreprises et les associations. Il est devenu une obligation depuis le 1er janvier 1998 avec l’entrée en vigueur du Système comptable OHADA.
En effet, selon l’article 16 du référentiel juridique du Système comptable OHADA « toute entreprise établit une documentation décrivant les procédures et l’organisation comptable. Cettedocumentation est conservée aussi longtemps qu’est exigée la présentation des états successifs auxquels elle se rapporte »
Les entreprises relevant du Système comptable OHADA sont tenues d’établir le manuel des procédures.
Il s’agit notamment :
• Des sociétés commerciales,
• Des coopératives,
• Des associations,
• Des entreprises publiques de type privé
2. Dispositionjuridique de la BCEAO
Une documentation décrivant les procédures et l’organisation comptable doit être établi et mis à jour régulièrement par les établissements assujettis afin de faciliter la compréhension du système comptable et la réalisation des contrôles.
Ce manuel doit respecter les mêmes délais de conservation que ceux exigés pour les documents comptables auxquels il se rapporte.
3.Disposition juridique des Systèmes Financiers Décentralisés (SFD) (Micro-Finances)
Un système de contrôle interne assure la protection des actifs, améliore la qualité du service financier offert aux clients et garanti la fiabilité des informations financières et d’adhésion du personnel aux politiques et directives du SFD. Le manuel des procédures est un des éléments clés constitutifs d’unsystème de contrôle interne efficace. Le contrôle interne se définit comme l’ensemble des règles de fonctionnement des SFD qui contribuent à la réalisation des objectifs en termes de rentabilité et de fiabilité de l’information financière diffusée à la Direction et aux tiers.
A cet égard et pour permettre à l’autorité de contrôle d’accomplir efficacement sa mission, les SFD doivent se doter d’undocument retraçant l’ensemble des procédures administratives, comptables. Ce manuel doit être actualisé régulièrement pour refléter au mieux les règles au mieux les règles d’organisation du SFD.
4. Règlement de la COBAC
Selon l’article 18 de la COBAC, « Les Etablissements de crédit élaborent et tiennent à jour des manuels des procédures relatifs à leurs différentes activités. Ces documentsdoivent, notamment, décrire les modalités d’enregistrement, de traitement et de restitution des informations, les schémas comptables et les procédures d’engagement des opérations ».
Dans l’article 19 de la COBAC « les Etablissements de crédit établissent dans les mêmes conditions une documentation qui précise les moyens destinés à assurer le bon fonctionnement du contrôle interne, notamment :a) les différents niveaux de responsabilité ;
b) les attributions dévolues et les moyens affectés au fonctionnement des dispositifs de contrôle interne ;
c) les règles qui assurent l’indépendance de ces dispositifs ;
d) les procédures relatives à la sécurité des systèmes d’information et de reporting ;
e) une description des systèmes de mesure des risques ;
f)…