La fonction achats chez essilor

La fonction achats

L’objectif de la fonction achats est de mettre à la disposition des utilisateurs internes de l’entreprise des biens et/ou des services acquis à l’extérieur dans les meilleures conditions de prix, de délais, de qualités et de services requis pour l’entreprise et ses clients. Sur cette mission de base peuvent se greffer des missions complémentaires pour répondre aux besoinsconjoncturels. Ces missions consolidées par la direction permettent de fixer les objectifs avec la mise en place des organisations, des moyens matériels et humains pour les atteindre. Par ailleurs, l’ensemble de ces missions doit pouvoir s’adapter en permanence aux différentes évolutions touchant la fonction.

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Présentation de la fonction achats

1. Présentation de la fonction achats
A.Rappel du processus classique des achats
Le processus classique des achats se réalise en différentes étapes qui correspondent aux tâches assumées par la fonction.
EXPRESSION DU BESOIN Demande d’achat

APPELS D’OFFRES Consultation des fournisseurs

COMPARAISON DES OFFRES

NÉGOCIATIONS Choix du fournisseur

PASSATION DE LA COMMANDE Rédaction, envoi

Accusé de réception et suivi de commandeRelance

LIVRAISON Réception et contrôle

FACTURATION Saisie et contrôle factures Ordre de paiement

Fig. 1.1 – Les tâches du processus Achats.

Dé?nition

Remarque

Lien Internet

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La fonction achats

a. Recueillir les besoins
Le processus débute avec la détermination des besoins formalisée dans le cahier des charges d’expression des besoins.
Exemple de recueil des besoinsLe service informatique doit renouveler une partie de son parc d’ordinateurs. Le responsable rédige une demande d’achat (DA) assortie d’un cahier des charges dans lequel il précise : – la quantité à commander ; – le type et les caractéristiques techniques exigées ; – la qualité et les délais de livraison souhaités ; – l’enveloppe budgétaire prévue.

b. Lancer des appels d’offres et choisir unfournisseur
La demande d’achat et le cahier des charges sont transmis au service achats qui lance ses consultations par appels d’offres auprès des fournisseurs potentiels. Les offres sont analysées et comparées dans un tableau de synthèse qui permet d’optimiser les comparaisons, de mener à bien les négociations et de choisir au final le fournisseur qui propose le produit répondant le mieux auxbesoins.

c. Passer et suivre la commande
La passation de la commande est formalisée par la rédaction de la commande qui rappelle le descriptif du produit et les conditions générales et particulières d’achat, et par l’envoi du bon de commande au fournisseur retenu.
Des relances peuvent être nécessaires pour en garantir le respect.

Le suivi de la commande comprend le contrôle de l’accusé deréception (AR) de la commande pour s’assurer que le fournisseur répond parfaitement aux besoins définis dans le cahier des charges et que les délais de livraison sont respectés .

d. Réceptionner, contrôler et facturer
À la livraison, la réception doit vérifier la conformité à la commande (quantité, type…). De même, le facture doit être saisie et contrôlée par rapport à la commande (quantitélivrée, désignation, conditions de paiement…) avant de la transmettre à la comptabilité pour ordre de paiement. Quel que soit le type d’achat ou d’entreprise, ce processus est presque toujours respecté. Ainsi, pour bien optimiser la réalisation de ce processus, la fonction achats s’implique dans l’analyse des besoins en interface avec les autres fonctions de l’entreprise, dans les négociations etdans le respect des engagements et ce, avec rigueur et esprit d’anticipation.

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Présentation de la fonction achats

B. Rôle de la fonction achats dans l’entreprise
Le rôle premier de la fonction achats est de réaliser le processus d’achat avec des implications dans les tâches en amont (expression du besoin) et en aval (maintenance du produit acheté). Ces implications sont plus ou moins…